Handig: zoek niet alleen op een paginanaam, maar ook op een handeling zoals “lidgeld”, “ticket” of “groep”.
Gebruikershandleiding
Van aanmelden tot verenigingsbeheer
Hier vind je stap-voor-stapuitleg voor de onderdelen die binnen Caeruleus beschikbaar zijn. Gebruik de zoekbalk om snel een pagina of handeling terug te vinden.
Kies Log in. De beschikbare menu’s worden automatisch afgestemd op je rechten.
Vraag een beheerder om een uitnodiging of gebruik wachtwoordherstel wanneer je nog geen toegang hebt.
Vaste schermopbouw
Zijbalk: alle onderdelen van de vereniging.
Bovenbalk: verenigingsnaam, meldingen en profielmenu.
Werkvlak: overzichten, filters, formulieren en acties.
Mobiel: open de navigatie met de knop Menu.
Alle schermen
Pagina’s per onderdeel
Elke kaart beschrijft waarvoor een pagina dient, hoe je ze gebruikt en waarop je moet letten. Klik op een afbeelding om ze te vergroten.
Geen pagina’s gevonden
Probeer een kortere zoekterm of wis het zoekveld.
Praktische werkwijzen
Veelgebruikte beheertaken
Onderstaande stappen helpen je om vaak voorkomende beheertaken in een logische volgorde af te werken. De precieze knoppen hangen af van je rechten en de onderdelen die je vereniging gebruikt.
Werk met vaste afspraken
Spreek af wie leden, activiteiten, financiën en communicatie beheert. Zo vermijd je dubbele of tegenstrijdige wijzigingen.
Controleer voor je bevestigt
Kijk doelgroep, datum, bedrag en zichtbaarheid na voordat je een uitnodiging, evenement of betaling publiceert.
Test met de juiste gebruiker
Controleer belangrijke wijzigingen met een gewoon ledenaccount of een account uit de bedoelde groep.
Een nieuw lid toegang geven
Maak de gebruiker aan of verstuur een uitnodiging.
Kies het juiste gebruikerstype en voeg de persoon eventueel aan groepen toe.
Voeg een lidmaatschap of bestuursfunctie toe wanneer je vereniging die gebruikt.
Controleer of de persoon de verwachte menu’s en gegevens ziet.
Een nieuw werkingsjaar voorbereiden
Maak het nieuwe werkingsjaar en eventueel de lidmaatschapsperiode aan.
Controleer bijdragen, begin- en einddata.
Ken bestuursfuncties toe voor de nieuwe periode.
Activeer of maak lidmaatschappen pas aan nadat de instellingen zijn nagekeken.
Een activiteit organiseren
Kies of maak een passend evenementtype.
Vul datum, locatie, doelgroep en zichtbaarheid in.
Stel inschrijving, gasten, tickets of vervoer alleen in wanneer je ze nodig hebt.
Controleer na publicatie de detailpagina zoals een deelnemer die ziet.
Deelnemers opvolgen
Volg antwoorden vooraf op via RSVP of het ticketoverzicht.
Communiceer wijzigingen in datum of locatie duidelijk.
Registreer op de dag zelf tickets of werkelijke aanwezigheid.
Gebruik achteraf de overzichten voor een correcte evaluatie.
Betalingen en bijdragen opvolgen
Controleer eerst voor welke persoon, activiteit of periode de betaling bedoeld is.
Vergelijk bedrag en status met het bijbehorende lidmaatschap, ticket of dossier.
Pas een status alleen handmatig aan wanneer je de betaling kunt staven.
Bewaar bewijsstukken op de daarvoor bestemde plaats.
Een bericht naar leden sturen
Selecteer de juiste personen, groep of doelgroep.
Controleer onderwerp, afzender en eventuele kosten.
Voeg alleen noodzakelijke persoonsgegevens of bijlagen toe.
Lees het bericht volledig na voordat je het verzendt.
Bestanden of foto’s delen
Kies de juiste map of het juiste album.
Controleer wie mag lezen, downloaden of bewerken.
Gebruik duidelijke namen en voeg alleen relevante bestanden toe.
Bekijk het resultaat met een gebruiker uit de doelgroep.
Iemands toegang aanpassen of stopzetten
Controleer eerst of de wijziging tijdelijk of definitief is.
Verwijder overbodige groepen, functies en rechtstreekse rechten.
Deactiveer een account wanneer de historiek bewaard moet blijven.
Controleer of gedeelde toegang en technische sleutels eveneens moeten worden ingetrokken.
Zorgvuldig verenigingsbeheer
Veilig werken met ledengegevens
✓
Bescherm persoonlijke en financiële gegevens
Geef alleen toegang aan wie die nodig heeft, deel geen wachtwoorden of geheime sleutels en controleer ontvangers voordat je gegevens exporteert of verstuurt.
Gebruik voor iedere beheerder een persoonlijk account.
Deel uitnodigingslinks, tickets en herstelcodes alleen met de bedoelde persoon.
Controleer regelmatig groepen, gebruikerstypes en bestuursfuncties.
Betaalconfiguratie is alleen voor bevoegde beheerders en wordt daarom niet in de schermvoorbeelden getoond.
Twijfel je? Geef voorlopig minder toegang en breid die pas uit nadat duidelijk is welke gegevens en handelingen iemand echt nodig heeft.
Snel weer verder
Hulp bij veelvoorkomende problemen
Een menu ontbreekt
Controleer of het onderdeel voor de vereniging is ingeschakeld en of de gebruiker de juiste rechtstreekse of overgenomen rechten heeft.
Een knop ontbreekt
Bekijken en wijzigen zijn vaak aparte rechten. Laat een beheerder controleren of je ook bewerkrecht hebt.
Opslaan lukt niet
Controleer gemarkeerde verplichte velden, datums en bedragen. Vernieuw de pagina wanneer je sessie lang heeft opengestaan.
Gegevens lijken niet actueel
Wis actieve filters, vernieuw de pagina en controleer of je in de juiste vereniging of periode werkt.
Een betaling blijft openstaan
Controleer eerst het betaaloverzicht en de bijbehorende persoon of activiteit. Start niet meteen een tweede betaling.
Je vindt het antwoord niet
Zoek bovenaan op de naam van de pagina of handeling. Neem voor verenigingsspecifieke afspraken contact op met een hoofdbeheerder.